Διαχείριση Εγγράφων & Ροής Εργασιών- Πρωτόκολλο

Οι απαιτήσεις μίας σύγχρονης επιχείρησης ή οργανισμού διαρκώς εντείνονται και η χρήση σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων που επιταχύνουν τις επιχειρησιακές πρακτικές και απλοποιούν της καθημερινές διαδικασίες γίνεται ολοένα και πιο αναγκαία.

Η προσφερόμενη από την SingularLogic λύση βασίζεται πάνω σε τρεις βασικούς και στενά συνδεδεμένους μεταξύ τους άξονες: Διαχείριση Πρωτοκόλλου,  Διαχείριση Εγγράφων και  Διαχείριση Ροών και Δραστηριοτήτων.

Τα τρία υποσυστήματα έρχονται να καλύψουν πλήρως τις σύγχρονες επιχειρησιακές ανάγκες και βασίζονται σε μία πολυετή εμπειρία ανάπτυξης εταιρικού λογισμικού που συγκεντρώνει σε μέγιστο βαθμό όλες τις απαιτήσεις ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης.

Μέσα από ένα δυναμικό υποσύστημα παραμετροποίησης και υποστήριξης, το σύστημα προσαρμόζεται πλήρως στις απαιτήσεις του πελάτη με δυνατότητες υποστήριξης  σύνθετων διαδικασιών.

Η εφαρμογή Πρωτοκόλλου,  Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών και Δραστηριοτήτων, παρέχει την ακόλουθη λειτουργικότητα:
 

Πρωτοκόλληση Εγγράφων

  • Αποτύπωση και αξιοποίηση της οργανωτικής δομής ενός οργανισμού η επιχείρησης και υποστήριξη απεριόριστου αριθμού ανεξάρτητων πρωτοκόλλων σε μια εγκατάσταση
  • Λεπτομερής καταγραφή και κατηγοριοποίηση των εισερχομένων και εξερχομένων εγγράφων.
  • Επισύναψη απεριόριστων ψηφιακών αρχείων ανά εγγραφή πρωτοκόλλου με ταυτόχρονη διασύνδεση εγγραφής πρωτοκόλλου με το έγγραφα
  • Διαχωρισμός Εισερχομένων και Εξερχομένων Εγγράφων και αυτόματη απόδοση του αριθμού Πρωτοκόλλου.
  • Εκτύπωση Απόδειξης Πρωτοκόλλου
  • Αυτοματοποιημένη πρωτοκόλληση της εσωτερικής αλληλογραφίας ενός οργανισμού
  • Συσχετίσεις πρωτοκόλλων
  • Δυνατότητα Υποδοχής ηλεκτρονικών αιτημάτων (π.χ. αιτήματα, καταγγελίες μέσα από web site).
  • Eνσωματωμένη διαχείριση συναλλασσομένων
  • Λίστα διεκπεραίωσης
  • Εύκολη και ευέλικτη αναζήτηση εγγραφών πρωτοκόλλου
  • Αναφορές Πρωτοκόλλου

 

Χρεώσεις Εγγράφων

  • Χρέωση και Δρομολόγηση εγγράφων Πρωτοκόλλου στους χρήστες του συστήματος με δυνατότητα αυτόματης ειδοποίησης
  • Χρέωση Εισερχόμενων εγγράφων Πρωτοκόλλου σε ένα η περισσότερα τμήματα ή και υπαλλήλους με παράλληλη κοινοποίηση  σε υπαλλήλους
  • Εμφάνιση χρεώσεων στην οθόνη εκκρεμοτήτων του υπαλλήλου χρέωσης.
  • Δυνατότητα μεταχρέωσης σε επόμενο υπάλληλο
  • Τήρηση ημερομηνιών χρέωσης ή μεταχρέωσης  ενός εγγράφου πρωτοκόλλου και παροχή  πλήρους ιστορικού διακίνησης και  χρεώσεων
  • Πλήρης εικόνα των χρεώσεων που βρίσκονται σε εξέλιξη, ανά υπάλληλο, τμήμα ή Διεύθυνση.

 

Διαχείριση Εγγράφων

  • Αρχειοθέτηση,  διαχείριση και προβολή  ηλεκτρονικών αρχείων οποιουδήποτε format (κειμένων,, TIFF, PDF, image. CAD, GIS κλπ).
  • Υποστήριξη δομημένων πληροφοριών (μεταδεδομένων) ανά έγγραφο, παραμετρικά οριζόμενων.
  • Κατηγοριοποίηση εγγράφων σε Κατηγορίες, οριζόμενες ιεραρχικά με δυνατότητα ορισμού διαφορετικών μεταδεδομένων ανά κατηγορία
  • Τήρηση της θέσης της φυσικής αρχειοθέτησης κάθε εγγράφου για εύκολο εντοπισμό του.
  • Αναζήτηση εγγράφου είτε με βάση τον τίτλο και την περίληψη, είτε με τα συγκεκριμένα πεδία (metadata) που αφορούν μια συγκεκριμένη Κατηγορία.
  • Αναζήτηση  ενός εγγράφου με βάση το περιεχόμενο του.
  • Ομαδοποίηση των ηλεκτρονικών εγγράφων σε λογικούς φακέλους, ιεραρχικά οριζόμενους, ανεξάρτητα από την κατηγορία των εγγράφων.
  • Τήρηση ιστορικότητα των εγγράφων και των τροποποιήσεων τους.
  • Versioning (διαχείριση εκδόσεων) των εγγράφων και ασφαλής διαδικασία τροποποίησης ενός εγγράφου (μηχανισμός check in – check out).
  • Ροές εγκρίσεων εγγράφων και Δημοσιοποίηση.
  • Δικαιώματα πρόσβασης σε έγγραφα ανά Κατηγορία και Φάκελο. 

Η επιλογή της SingularLogic ως συνεργάτη για την υλοποίηση συστήματος πρωτόκολλου και διαχείρισης εγγράφων   εξασφαλίζει:

  • Πλήρη Λειτουργικότητα 
  • Προσαρμογή της λύσης  στις ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης
  • Αποτελεσματική μεθοδολογία υλοποίησης και βαθειά γνώση των εργαλείων ανάπτυξης
  • Αποδεδειγμένη ικανότητα στην ολοκλήρωση και διασύνδεση με τα υπάρχοντα συστήματα

 

Η εφαρμογή Πρωτοκόλλου,  Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών και Δραστηριοτήτων, διαθέτει τα ακόλουθα βασικά χαρακτηριστικά:

  • Web εφαρμογή, χωρίς απαιτήσεις εγκατάστασης client (εκτός από έναν web browser).
  • Απλό και κατανοητό περιβάλλον εργασίας
  • Ταυτόχρονη υποστήριξη πολλαπλών Διευθύνσεων ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης, ή ενός ομίλου σε μια ενιαία εγκατάσταση.
  • Πρόσβαση στην εφαρμογή από απομακρυσμένα σημεία  σύμφωνα με τους κανόνες ασφαλείας του συστήματος.
  • Αποθήκευση και διαχείριση των ηλεκτρονικά αρχεία του οργανισμού η της επιχείρησης με την απαραίτητη δομημένη πληροφορία (metadata).
  • Σάρωση και επισύναψη εγγράφων κατά την καταχώριση εγγραφών πρωτοκόλλου ή αυτόνομων Εγγράφων
  • Εύκολη αναζήτηση και ανάκτηση των αποθηκευμένων εγγράφων.
  • Ασφαλές σύστημα πρόσβασης χρηστών στην εφαρμογή και καθορισμού των λειτουργιών και των εγγράφων στα οποία έχουν πρόσβαση.
  • Ευελιξία και δυνατότητα προσαρμογής στις ανάγκες του οργανισμού ή της επιχείρησης.
  • Δυνατότητα Integration με άλλα συστήματα μέσω web services.

Η SingularLogic διαθέτοντας αξιόλογο και έμπειρο ανθρώπινο δυναμικό και τεχνογνωσία στην ανάπτυξη και ολοκλήρωση πληροφοριακών συστημάτων αλλά και στις σύγχρονες τεχνολογίες ανάπτυξης έχει υλοποιήσει μεταξύ άλλων τα:

  • Σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και Ηλεκτρονικής Βιβλιοθήκης, για τις μονάδες της Γενικής Διεύθυνσης της Δημόσιας Επιχείρησης Ηλεκτρισμού (Δ.Ε.Η.).
  • Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων της  Γενικής Διεύθυνσης Αμυντικών Εξοπλισμών και  Επενδύσεων του ΥΠΕΘΑ,  το οποίο περιλαμβάνει σύστημα Ψηφιακής Υπογραφής και είναι απόλυτα συνδεδεμένο με το Πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης συμβάσεων της Υπηρεσίας.
  • Ηλεκτρονική Πολεοδομία - Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα: αφορά στην λειτουργία των Υπηρεσιών δόμησης (πρώην Πολεοδομίες) σε όλη τη χώρα. Το σύστημα το οποίο λειτουργεί παραγωγικά με πάνω από 2.000 ενεργούς χρήστες, περιλαμβάνει πρωτόκολλο και διαχείριση ροής εργασιών με  ενσωμάτωση των ιδιαίτερων απαιτήσεων των συγκεκριμένων υπηρεσιών. 
     
Case Studies