Business Process Automation κλειδί για την επιχειρηματική αποτελεσματικότητα & ανάπτυξη

Το Business Process Automation κλειδί για την επιχειρηματική αποτελεσματικότητα και ανάπτυξη

του Στέλιου Παπανδρέου, Enterprise Solutions Director στη SingularLogic

Με την υιοθέτηση λύσεων που αυτοματοποιούν και βελτιστοποιούν τις διαδικασίες τους οι επιχειρήσεις ενισχύουν την ανταγωνιστικότητα και την αποτελεσματικότητά τους, επιτυγχάνοντας τους στόχους τους ταχύτερα, ακριβέστερα και με λιγότερους πόρους.

Οι επιχειρήσεις πάντα αναζητούν τρόπους να αυξήσουν την ανταγωνιστικότητά τους και να ενισχύσουν τις επιδόσεις τους, για να διαφυλάξουν την ανάπτυξή τους. Σε αυτό το πλαίσιο, η υιοθέτηση τεχνολογιών που συμβάλλουν στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών τους, αποτελεί βασική προτεραιότητα.

Στη σημερινή εποχή μιλώντας για Business Process Automation εστιάζουμε στη βελτιστοποίηση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών, πέρα από το επίπεδο που προσφέρουν τα πληροφοριακά συστήματα, τα οποία αξιοποιούν ρόλους και διαδοχικά βήματα ολοκλήρωσης ενεργειών. Οι δυνατότητες της τεχνολογίας μας επιτρέπουν να αναπτύξουμε μηχανισμούς αυτοματοποίησης, επιταχύνοντας τις εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν από τον κατάλληλο χρήστη, την κατάλληλη στιγμή, μέσα από κανόνες που ισχύουν, λαμβάνοντας υπόψη τον ανθρώπινο παράγοντα, τα συστήματα και τις πληροφορίες που απαιτούνται, αναβαθμίζοντας περαιτέρω την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα του οργανισμού.

Οι επιχειρήσεις αναγνωρίζουν μέσω του BPA, την ευκαιρία που έχουν να επιτυγχάνουν περισσότερα με λιγότερους πόρους, μικρότερη προσπάθεια και χαμηλότερο κόστος και να μεγιστοποιούν την απόδοσή τους. Ταυτόχρονα, μπορούν να βελτιώνουν τις διαδικασίες τους, διορθώνοντας ή ακόμα και αφαιρώντας δυσλειτουργικές ροές εργασιών, καθώς με την κατάλληλη στρατηγική και λογισμικό, κάτι τέτοιο γίνεται εφικτό, χωρίς να απαιτούνται μεγάλα, πολύπλοκα και χρονοβόρα έργα.

Η ανάγκη υιοθέτησης μηχανισμών αυτοματοποίησης και βελτιστοποίησης των διαδικασιών, δεν είναι μία τάση, αφορά όλες τις επιχειρήσεις. Σήμερα η τεχνολογία παρέχει στις επιχειρήσεις πολλαπλές επιλογές, όπου ανάλογα με την οργάνωση, τις προτεραιότητες που θέτουν οι ίδιες ή επιβάλλονται από το περιβάλλον τους και την τεχνολογική τους ωριμότητα, μπορούν να γίνουν πιο αποδοτικές και να ενισχύσουν την ανταγωνιστικότητά τους.

Η αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών μπορεί να εφαρμοστεί σε πληθώρα εργασιών, σε οποιοδήποτε τμήμα ή πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης.

Πως μπορούμε να προσδιορίσουμε ποιες επιχειρηματικές διαδικασίες αξίζει να αυτοματοποιηθούν;

Για να εντοπίσει μία επιχείρηση τις προτεραιότητες αυτοματοποίησης και βελτιστοποίησης των διαδικασιών που αξίζει να αναπτύξει, θα πρέπει να εξετάσει μεταξύ άλλων, τους παρακάτω παράγοντες:

• Πλήθος και πολυπλοκότητα διεκπεραίωσης εργασιών
• Πλήθος εμπλεκόμενων εργαζομένων και διαφορετικών τμημάτων
• Διαδικασίες που συνδέονται με προθεσμίες και ο χρόνος είναι κρίσιμης σημασίας
• Επίδραση σε αλληλο-εξαρτώμενες διαδικασίες
• Ανάγκη για περισσότερη διαφάνεια και αποφυγή σφαλμάτων
• Κανονιστική συμμόρφωση

Με τις διαθέσιμες, σύγχρονες προτάσεις της τεχνολογίας για τον αυτοματισμό διαδικασιών, μία επιχείρηση δεν χρειάζεται να δημιουργήσει τα πάντα από την αρχή. Μπορεί να ξεκινήσει με μία στρατηγική γρήγορης εκπλήρωσης στόχων (quick-wins), εστιάζοντας ακόμα και σε επιμέρους λειτουργίες της, ώστε να διερευνήσει τις δυνατότητες που της ταιριάζουν και να καλλιεργήσει σταδιακά μια ευρύτερη κουλτούρα συνεχούς βελτιστοποίησης των διαδικασιών. Σε κάθε περίπτωση, οι προτεραιότητες θα πρέπει να στοχεύουν ξεκάθαρα στην αξία που δημιουργείται για τον οργανισμό, πώς και σε ποιο βαθμό ενισχύεται η ανάπτυξη, αυξάνεται η παραγωγικότητα και αποδίδει καλύτερα στο μοντέλο λειτουργίας που εφαρμόζει.

Δυνατότητες εφαρμογής του BPA συναντάμε σε πολλά και διαφορετικά μεταξύ τους επίπεδα.

Από την απλή μορφή αυτοματοποίησης μίας επαναλαμβανόμενης εργασίας, την παραγγελιοληψία και τις εγκριτικές ροές, τις διαδικασίες onboarding και offboarding προσωπικού, την παροχή δικαιωμάτων πρόσβασης, τη δημιουργία και αποστολή τυποποιημένων αναφορών, την επεξεργασία spreadsheets, έως και την αυτοματοποίηση πολύπλοκων ροών εργασίας, που απαιτούν δυναμικά λήψη αποφάσεων, ακόμα και με την αξιοποίηση προηγμένων υπολογιστικών μοντέλων, Analytics, ή και Artificial Intelligence.

Στη SingularLogic, μέσα από την εμπειρία μας σε πολλαπλούς επιχειρηματικούς τομείς και ως software integrator, διαθέτουμε σημαντική τεχνογνωσία στη διαμόρφωση βέλτιστων αυτοματοποιημένων ροών εργασίας. Η ομάδα εξειδικευμένων συμβούλων μας αναπτύσσει λύσεις με τεχνολογίες κορυφαίων κατασκευαστών όπως Microsoft, ServiceNow και SAP, δημιουργώντας βέλτιστες αυτοματοποιημένες διαδικασίες, όπου ανεξάρτητα από τα πληροφορικά συστήματα που χρησιμοποιεί κάθε πελάτης, ευθυγραμμίζονται με τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική του.