Ο ΕΟΔΥ ενισχύει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά του με το Galaxy Public Accounting

Ο Εθνικός Οργανισμός Δημόσιας Υγείας (ΕΟΔΥ), ενισχύει την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά του, εντάσσοντας στην καθημερινή του λειτουργία το Galaxy Public Accounting

Ο φορέας ΕΟΔΥ

Σκοπός του ΕΟΔΥ είναι η παροχή υπηρεσιών, που συμβάλλουν στην προστασία και βελτίωση της υγείας και την αύξηση του προσδόκιμου επιβίωσης του πληθυσμού ενισχύοντας την ικανότητα του Εθνικού Συστήματος Υγείας, ιδιαιτέρως των υπηρεσιών δημόσιας υγείας, για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των απειλών κατά της ανθρώπινης υγείας από μεταδοτικά νοσήματα μέσω της έγκαιρης ανίχνευσης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των κινδύνων, αναφοράς και κατάθεσης επιστημονικά τεκμηριωμένων προτάσεων και μέτρων παρέμβασης.

Συνιστά το επιχειρησιακό κέντρο σχεδιασμού και υλοποίησης δράσεων προστασίας της δημόσιας υγείας με προληπτικό, λειτουργικό και παρεμβατικό χαρακτήρα, με ετοιμότητα απόκρισης σε έκτακτους κινδύνους υγείας, συντονίζοντας τις λειτουργίες του με τις εκάστοτε ανάγκες της χώρας και των διεθνών οργανισμών με τους οποίους συνεργάζεται.

Οι στόχοι και η επιλογή της λύσης

Η κατάργηση του ΚΕΕΛΠΝΟ που ήταν Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου (ΝΠΔΔ) και η δημιουργία του νέου φορέα ΕΟΔΥ ως Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού Δικαίου (ΝΠΙΔ), άλλαξε σε μεγάλο βαθμό τις διαδικασίες πάνω στο κομμάτι του προϋπολογισμού, του απολογισμού και των δαπανών, καθώς η λειτουργία του γίνεται με ταμειακή διαχείριση.

Ο οργανισμός διέθετε διαφορετικές εφαρμογές για την παρακολούθηση της Αποθήκης, του Λογιστηρίου, του Μητρώου Δεσμεύσεων και των Οικονομικών του Υπηρεσιών, με αποτέλεσμα να μην υπάρχει ενιαία πληροφόρηση και συνολική διαχείριση των ροών εργασίας και των διαδικασιών. Έτσι, στόχευε στην απόκτηση ενός σύγχρονου και ενιαίου πληροφοριακού συστήματος που να καλύπτει τις ιδιαίτερες ανάγκες του, να εξελίσσεται συνεχώς και να μπορεί εύκολα και γρήγορα να υιοθετηθεί από τους χρήστες.

Ο ΕΟΔΥ αξιολόγησε διάφορες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στο Δημόσιο και επέλεξε τo Galaxy Δημόσιο Λογιστικό, το οποίο ανταποκρίθηκε πλήρως στις ιδιαίτερες απαιτήσεις του φορέα.

Το Δημόσιο Λογιστικό είναι μία σύγχρονη λύση, βασισμένη στην πλατφόρμα λογισμικού Galaxy, ειδικά σχεδιασμένη να εξυπηρετεί τις ανάγκες Φορέων Γενικής Κυβέρνησης, με αποτέλεσμα την άμεση και αξιόπιστη υλοποίησή του. Επιπρόσθετα, φέρει την λειτουργικότητα του Galaxy ERP και μπορούσε να καλύψει συνολικά τις ανάγκες του φορέα, για την παρακολούθηση της Οικονομικής Διεύθυνσης, του Λογιστηρίου και της Αποθήκης.

Η διαδικασία υλοποίησης

Η μετάβαση του οργανισμού από ΝΠΔΔ σε ΝΠΙΔ, έφερε σημαντικές αλλαγές στο τρόπο εργασίας των στελεχών του, αλλά και διαφοροποιήσεις στη δημιουργία των απαραίτητων αναφορών που υποχρεούται να παραδίδει. Μετά από μία σειρά συναντήσεων των στελεχών του ΕΟΔΥ με τους συμβούλους της SingularLogic, καθορίστηκαν τα βήματα υλοποίησης της λύσης και σε διάστημα μόλις 2 μηνών το λογισμικό ήταν λειτουργικό για χρήση από τον οργανισμό, εντάσσοντας σταδιακά επιπρόσθετη λειτουργικότητα, βοηθώντας με αυτόν τον τρόπο να εξοικειώνονται στο νέο τρόπο λειτουργίας τα στελέχη του και να ενισχύεται η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητά τους. Σε αυτό το πλαίσιο ο ΕΟΔΥ θα εντάξει σταδιακά και τη διαχείριση της Αποθήκης του για την παρακολούθηση των ίδιων αποθεμάτων και του υγειονομικού υλικού που εισάγει, προμηθεύεται και διανέμει ο οργανισμός σε φορείς του Ελληνικού Δημοσίου, όπως για παράδειγμα στα Δημόσια Νοσοκομεία.

Αξίζει να σημειωθεί ότι στη διάρκεια της μετάπτωσης των δεδομένων, ο οργανισμός παρέμεινε λειτουργικός, καθώς η αποστολή των αναφορών αλλά και οι διαδικασίες τιμολόγησης και προμηθειών δεν μπορούσαν να σταματήσουν.

«Ένα από τα βασικότερα οφέλη, το οποίο μας έχει εξοικονομήσει σημαντικά πολύ χρόνο, αφορά στο reporting. Στο παρελθόν γινόταν χειροκίνητα. Η σημαντική αύξηση της ταχύτητας που έχουμε με το Galaxy Public Accounting, μας έδωσε τη δυνατότητα εξοικονόμησης αρκετών ανθρωποωρών, με αποτέλεσμα την ανακατανομή του ανθρώπινου δυναμικού σε πιο επείγοντα θέματα.»

Γεώργιος Αναστόπουλος, Προϊστάμενος Οικονομικών Υπηρεσιών ΕΟΔΥ.

Οφέλη

Εξοικονόμηση διαχειριστικού χρόνου στελεχών

Τα στελέχη του ΕΟΔΥ εξοικειώθηκαν πολύ γρήγορα με τη χρήση του νέου λογισμικού, συμβάλλοντας σημαντικά στη ομαλή λειτουργία του μετά την αλλαγή του φορέα από ΝΠΔΔ σε ΝΠΙΔ.

Όλες οι εγγραφές πραγματοποιούνται στο Δημόσιο Λογιστικό, όπου με τις αυτοματοποιημένες ροές εργασιών και τους ενσωματωμένους μετασχηματισμούς του λογισμικού έχει απλοποιηθεί σημαντικά η πολυπλοκότητα των απαιτούμενων εγγραφών, συμβάλλοντας στην επιτάχυνση της διεκπεραίωσης των εργασιών καθώς και στη διαδικασία δημιουργίας των μηνιαίων αναφορών, οι οποίες μέχρι πρότινος διαμορφώνονταν με χειροκίνητο τρόπο. Το νέο λογισμικό έχει συμβάλει στη σημαντική εξοικονόμηση διαχειριστικού χρόνου στους εργαζόμενους του οργανισμού, ενισχύοντας την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά τους.

Αυτοματοποίηση διαδικασιών

Με το Δημόσιο Λογιστικό ο ΕΟΔΥ βελτιστοποίησε και αυτοματοποίησε τις διαδικασίες και τις εγκριτικές ροές του.

Η αυτόματη αναλυτική καταγραφή των προ-χρεώσεων που δεσμεύουν τα αντίστοιχα ποσά του προϋπολογισμού του, συνεισέφερε σημαντικά, τόσο στην ορθή διατήρηση του προϋπολογισμού και στην αποφυγή πιθανών λαθών, αλλά και στην άρτια αποτύπωση των πεπραγμένων στις μηνιαίες αναφορές του Μητρώου Δεσμεύσεων του ΕΟΔΥ προς το Υπουργείο Υγείας, όπου και υπάγεται.